Regulamin organizacyjny

pdf Regulamin organizacyjny (PDF, 148.4kB)


Regulamin organizacyjny Urzędu Miejskiego w Łapach

 

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1.

Regulamin organizacyjny Urzędu Miejskiego w Łapach zwany dalej Regulaminem określa:

  1. zasady kierowania Urzędem,

  2. organizację wewnętrzną Urzędu,

  3. zadania wspólne referatów, zespołów i stanowisk pracy,

  4. szczegółowe zakresy działania referatów, zespołów i stanowisk pracy,

  5. podstawowe zasady opracowywania projektów aktów prawnych wydawanych przez Radę Miejską i Burmistrza,

  6. tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli, w tym skarg i wniosków,

  7. organizację i prowadzenie działalności kontrolnej,

  8. zasady podpisywania pism,

  9. zasady i tryb wydawania aktów prawnych.

§ 2.

  1. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: Radzie, Burmistrzu, Zastępcy, Sekre­tarzu, Skarbniku, Urzędzie - należy przez to odpowiednio rozumieć: Radę Miejską w Łapach, Burmistrza Łap, Zastępcę Burmistrza Łap, Sekretarza Gminy Łapy, Skarbnika Gminy Łapy i Urząd Miejski w Łapach.

  2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

  1. koordynacji - należy przez to rozumieć organizację uporządkowanego współdziałania między referatami, samodzielnymi stanowiskami i zespołami w celu wykonania określonych działań o osiągnięcia określonego celu,

  2. nadzorze - należy przez to rozumieć uprawnienie i obowiązek na wskazanym stanowisku, które zapewnia możliwość wpływu na prawidłowe funkcjonowanie podporządkowanych stanowisk lub podejmowanych działań,

  3. kontroli – należy przez to rozumieć ogół czynności polegających na sprawdzeniu stanu faktycznego, a w szczególności wskazanie nieprawidłowości i wydanie zaleceń korygujących.

§ 3.

Urząd jest aparatem pomocniczym Burmistrza, przy pomocy którego Burmistrz sprawuje funkcję organu wykonawczego gminy, wykonuje należące do jego właściwości zadania określone w ustawie samorządowej, Statucie Miasta i Gminy Łapy oraz ustawach szczególnych i aktach wydanych w celu wykonania tych ustaw.

§ 4.

Obowiązki Burmistrza, jako pracodawcy, obowiązki pracowników Urzędu, zasady dyscypli­ny pracy oraz inne sprawy związane ze stosunkiem pracy określa Regulamin pracy Urzędu.

 

§ 5.

 

  1. Urząd czynny jest w poniedziałki w godzinach od 8.00 do 16.00 i od wtorku do piątku w godzinach od 7.30 do 15.30.

  2. Czas pracy Urzędu lub jego poszczególnych komórek organizacyjnych może być wydłużony lub zmieniony przez Burmistrza odrębnym zarządzeniem.

 

Rozdział II

Zasady kierowania Urzędem

 

§ 6.

  1. Pracą Urzędu kieruje Burmistrz przy pomocy Zastępcy, Sekretarza i Skarb­nika.

  2. Burmistrz określa zadania Zastępcy, Sekretarza i Skarbnika.



§ 7.

  1. Burmistrz jest służbowym przełożonym wszystkich pracowników i odpowiada za funkcjonowanie Urzędu.

  2. W celu zapewnienia realizacji zadań o istotnym znaczeniu dla Gminy Łapy Burmistrz może ustanowić pełnomocnika działającego w jego imieniu, który tworzy stanowisko nieetatowe lub zespoły i komisje problemowe w celu wypracowania optymalnego rozwiązania.

  3. Burmistrza w czasie nieobecności zastępuje Zastępca Burmistrza.

  4. Do zadań Burmistrza należy:

  1. kierowanie bieżącymi sprawami gminy oraz reprezentowanie jej na zewnątrz,

  2. określanie liczby zastępców,

  3. powoływanie i odwoływanie Zastępcy Burmistrza,

  4. przygotowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej,

  5. określenie sposobu wykonywania uchwał,

  6. gospodarowanie mieniem komunalnym,

  7. przygotowywanie i wykonywanie budżetu,

  8. zatrudnianie i zwalnianie kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

  9. wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

  10. wydawanie zarządzeń dotyczących funkcjonowania Urzędu.

§ 8.

Do zadań Zastępcy Burmistrza należy:

  1. nadzór nad pracą podległych referatów i samodzielnych stanowisk,

  2. nadzór nad prawidłowym stosowaniem ustawy o zamówieniach publicznych,

  3. przedkładanie projektów aktów prawnych Burmistrza oraz projektów uchwał Rady z zakresu pracy podległych referatów i samodzielnych stanowisk,

  4. przedkładanie propozycji zmian kadrowych w nadzorowanych referatach,

  5. koordynacja działań związanych ze zbieraniem i upowszechnianiem informacji o możliwościach pozyskiwania funduszy z Unii Europejskiej i innych zewnętrznych źródeł na rzecz gminy, podległych jej jednostek organizacyjnych i innych podmiotów,

  6. koordynacja działań związanych z analizą realizowanych i zaplanowanych zadań gminy, w tym projektów inwestycyjnych pod kątem możliwości pozyskania dofinansowania ze środków UE i innych zewnętrznych źródeł,

  7. monitoring projektów realizowanych przez jednostki organizacyjne gminy z dofinansowaniem środkami zewnętrznymi,

  8. koordynacja działań w zakresie rozwoju przedsiębiorczości,

  9. wydawanie z upoważnienia Burmistrza decyzji administracyjnych w sprawach indywidualnych,

  10. prowadzenie innych spraw w imieniu Burmistrza w zakresie przez niego ustalonym.

§ 9.

Do zadań Sekretarza należy w szczególności:

  1. opracowanie projektów regulaminu organizacyjnego Urzędu oraz uaktualnianie go w miarę potrzeby,

  2. opracowanie projektów Statutu Miasta i Gminy Łapy i jego aktualizacji,

  3. nadzór przestrzegania w Urzędzie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego,

  4. ewidencjonowanie aktów prawnych Burmistrza,

  5. nadzór, koordynowanie i kontrola rozpatrywania skarg i wniosków mieszkańców oraz prowadzenie rejestru skarg i wniosków,

  6. zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu i warunków jego działania,

  7. nadzór nad przygotowywaniem aktów prawnych przez referaty i podległe stanowiska pracy,

  8. nadzór terminowości i zgodności z prawem załatwiania spraw obywateli,

  9. nadzór nad Biuletynem Informacji Publicznej Urzędu,

  10. organizacja kontroli wewnętrznej,

  11. na terenie gminy wyborów powszechnych oraz referendów,

  12. koordynowanie prac związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów, referendów, konsultacji społecznych i spisów powszechnych,

  13. nadzór przestrzegania instrukcji kancelaryjnej,

  14. koordynowanie i organizowanie współpracy z Radą,

  15. koordynowanie działań dotyczących analizy realizowanych i zaplanowanych zadań przez gminę, pod kątem możliwości pozyskania dofinansowania ze środków UE i innych zewnętrznych źródeł,

  16. współpraca w dziedzinie realizacji zadań wynikających ze Strategii Gminy Łapy.

  17. współpraca przy tworzeniu dokumentów planistycznych,

  18. nadzór nad Referatem Organizacyjnym i Kierownikiem Referatu Organizacyjnego,

  19. w przypadku niewyznaczenia Kierownika Referatu Organizacyjnego pełnienie jego funkcji,

  20. prowadzenie innych spraw gminy powierzonych przez Burmistrza.

§ 10.

Do zadań Skarbnika należy:

  1. prowadzenie gospodarki finansowej gminy i realizacja wynikających z tego tytułu zadań określonych w odrębnych prze­pisach,

  2. kontrasygnata oświadczeń woli składanych w imieniu gminy oraz umów, jeżeli mogą one spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych,

  3. nadzór nad przygotowywaniem projektu budżetu gminy oraz jego zmian,

  4. nadzór nad prawidłową realizacją budżetu, opracowywanie analiz i sprawoz­dań w tym zakresie oraz informowanie organów gminy o przebiegu tej realizacji,

  5. przygotowanie projektów uchwał Rady w sprawach podatków i opłat lokalnych,

  6. nadzór nad postępowaniem w sprawach podatkowych,

  7. nadzór nad gospodarką finansową jedno­stek i zakładów budżetowych gminy,

  8. opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych z zakresu gospodarki finansowej,

  9. koordynowanie dokonywania rozliczeń finansowych oraz analizowanie całokształtu gospodarki finansowej Urzędu,

  10. nadzór nad prawidłowością opracowania i zatwierdzania planów finansowych jednostek organizacyjnych gminy,

  11. współpraca z właściwymi organami administracji publicznej w sprawach dotyczących budżetu i gospodarki finansowej gminy,

  12. nadzór nad Referatem Finansowym i Głównym Księgowym,

  13. w przypadku niewyznaczenia kierownika Referatu Finansowego pełnienie jego funkcji.

 

 

Rozdział III

Organizacja wewnętrzna Urzędu

 

§ 11.

  1. Strukturę organizacyjną Urzędu tworzą komórki organizacyjne, które stanowią referaty, zespoły i stanowiska pracy, a także pełnomocnicy powołani przez Burmistrza.

  2. Poszczególne komórki organizacyjne są zobowiązane do współdziałania,w szczególności w zakresie wymiany opinii, informacji i wzajemnych konsultacji.

  3. W Urzędzie obowiązuje protokolarne przekazywanie stanowisk pracy i spraw przez pracowników w przypadku zmian personalnych.

  4. Spory kompetencyjne między komórkami organizacyjnymi rozstrzyga Burmistrz.

§ 12.

    1. W skład Urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne:

    1. Referat Finansowy (F),

    2. Referat Inwestycji, Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej i Ochrony Środowiska (I),

    3. Referat Nieruchomości (N),

    4. Referat Organizacyjny (O),

    5. Stanowisko Handlu i Usług (H),

    6. Stanowisko Promocji i Rolnictwa (PR),

    7. Stanowisko ds. Kadrowych (K),

    8. Biuro Rady Miejskiej (RM),

    9. Pion Informacji Niejawnych (IN),

    10. Pełnomocnik ds. SZJ,

    11. Zespół Informatyzacji (ZI),

    12. Urząd Stanu Cywilnego (USC),

    13. Audyt wewnętrzny (A) – usługa zlecona,

    14. Radca prawny (RP) – usługa zlecona.

    1. Pełnomocnicy powołani przez Burmistrza w odrębnym zarządzeniu uregulowany mają zakres obowiązków oraz sposób symbol znakowania spraw.

    2. Zakres zadań audytu wewnętrznego oraz radcy prawnego, jako usług zleconych, uregulowany jest w odrębnych umowach.

    3. Schemat organizacyjny Urzędu przedstawia załącznik do Regulaminu.

    4. Roczny plan etatów Urzędu ustala Burmistrz na wniosek lub po zapoznaniu się z opinią Sekretarza.

§ 13.

  1. Referatami kierują kierownicy.

  2. W Urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:

  1. Zastępca Burmistrza,

  2. Sekretarz,

  3. Skarbnik,

  4. Główny Księgowy Urzędu,

  5. Kierownik Referatu Inwestycji,

  6. Kierownik Referatu Nieruchomości,

  7. Kierownik Referatu Organizacyjnego.

  1. W przypadku niewyznaczenia

    1. Kierownika Referatu Inwestycji funkcję tę pełni Zastępca Burmistrza,

    2. Kierownika Referatu Organizacyjnego funkcję tę pełni Sekretarz,

    3. Głównego Księgowego Urzędu funkcję tę pełni Skarbnik.

§ 14.

Szczegółowe zakresy czynności pracowników w referatach ustalają kierownicy tych referatów, a pracowników na stanowiskach pracy i zespołów Zastępca Burmistrza.

 

 

Rozdział IV

Zadania wspólne referatów, zespołów i stanowisk pracy

 

§ 15.

Do wspólnych zadań referatów, zespołów i stanowisk pracy należy w szczególności:

  1. inicjowanie i zapewnianie realizacji zadań społeczno-gospodarczych związanych z zaspokajaniem zbiorowych potrzeb wspólnoty samorządowej,

  2. opracowywanie założeń polityki społeczno-gospodarczej,

  3. opracowywanie propozycji do projektów budżetu oraz sporządzanie sprawozdań z jego wykonania,

  4. współdziałanie z gminnymi jednostkami organizacyjnymi w realizacji zadań gminy,

  5. przygotowywanie projektów aktów prawnych Burmistrza oraz projektów uchwał i innych materiałów wnoszonych pod obrady Rady i jej komisji,

  6. przygotowywanie projektów umów i porozumień,

  7. opracowywanie na potrzeby Burmistrza oraz w celu przedstawienia Radzie, jej komisjom i organom administracji rządowej sprawozdań, analiz i bieżących infor­macji o realizacji zadań,

  8. przygotowywanie projektów odpowiedzi na wnioski Komisji, interpelacje i zapyta­nia radnych oraz wystąpienia posłów i senatorów,

  9. rozpatrywanie skarg i wniosków obywateli,

  10. prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych,

  11. współdziałania przy procedurze postępowania egzekucyjnego,

  12. wykonywanie zadań wynikających z przepisów dotyczących statystyki publicznej,

  13. współdziałanie w zakresie wykonywania zadań z innymi stanowiskami pracy Urzędu,

  14. prowadzenie zbioru przepisów i aktów prawnych dotyczących zakresu czynności,

  15. przestrzeganie i stosowanie ustawy o zamówieniach publicznych,

  16. realizacja obowiązków nałożonych ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej,

  17. wykonywanie zadań w zakresie ochrony informacji niejawnych,

  18. wykonywanie zadań z zakresu spraw obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego,

  19. wykonywanie zadań z zakresu obronności państwa,

  20. przestrzeganie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych,

  21. usprawnienie organizacji, metod i formy pracy,

  22. współdziałanie z organami rządowej administracji i innymi jednostkami samorządowymi.

  23. przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej

 

 

Rozdział V

Szczegółowe zakresy działania referatów, zespołów i stanowisk pracy



§ 16.

    1. Do kierowników referatów należy w szczególności:

  1. podejmowanie czynności z zakresu koordynacji i nadzoru nad działaniami kierowanych komórek organizacyjnych,

  2. opracowywanie zakresu zadań kierowanej komórki organizacyjnej,

  3. opracowywanie propozycji do projektu budżetu w części dotyczącej kierowanej komórki,

  4. opracowywanie sprawozdań z działalności komórki,

  5. przygotowywanie okresowych ocen, analiz, informacji, sprawozdań z realizacji zadań komórki i kontrola realizacji zadań komórki,

  6. zatwierdzanie dokumentów pod względem merytorycznym, w sprawach objętych zakresem działania komórki, a w szczególności projektów uchwał Rady Miejskiej i zarządzeń Burmistrza, a także dokumentów, które mogą spowodować powstanie zobowiązań finansowych Gminy,

  7. nadzorowanie przestrzegania przez pracowników przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych,

  8. kontrolowanie przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny pracy,

  9. ewidencji czasu pracy,

  10. ocena pracowników komórki organizacyjnej oraz składanie wniosków w sprawie ich awansowania, nagradzania lub pociągnięcia do odpowiedzialności,

  11. rozpatrywanie skarg i wniosków dotyczących podległych pracowników,

  12. udzielanie informacji publicznej w zakresie zadań komórki organizacyjnej,

  13. nadzór nad przestrzeganiem zasad dotyczących ochrony danych osobowych i tajemnic prawnie chronionych oraz zapewnianie organizacyjno-technicznych warunków ochrony danych osobowych,

  14. współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu,

  15. zapewnianie właściwej i terminowej realizacji zadań komórki organizacyjnej oraz przestrzegania właściwych procedur administracyjnych,

  16. opracowywanie projektów odpowiedzi na wnioski, interpelacje i zapytania radnych w

  17. sprawach należących do właściwości komórki organizacyjnej,

  18. współpraca w zakresie realizacji zadań obronnych, ochrony ludności i obrony cywilnej,

  19. współpraca w dziedzinie realizacji zadań wynikających ze Strategii Gminy Łapy,

  20. współpraca przy tworzeniu dokumentów planistycznych.

 

 

§ 17.

      1. Do zadań Kierownika Referatu Organizacyjnego należy, oprócz zadań wskazanych w § 15., również:

  1. organizowanie współpracy z organizacjami pozarządowymi, w tym opracowanie Programu współpracy z organizacjami pozarządowymi, przygotowanie konkursów i rozstrzygnięć oraz przeprowadzenie monitoringu i sprawozdawczości z udzielonych dotacji,

  2. koordynacja opracowania dokumentacji i realizacji projektów realizowanych przez gminę przy współpracy ze stanowiskami merytorycznymi w celu pozyskania zewnętrznych środków,

  3. pełnienie funkcji rzecznika prasowego Urzędu Miejskiego w Łapach,

  4. koordynowanie działań promocyjnych prowadzonych przez Urząd Miejski w Łapach,

  5. koordynowanie działań związanych ze współpracą z gminnymi jednostkami oświatowymi oraz Biurem Obsługi Szkół Samorządowych w Łapach w zakresie wykonywania zadań gminnych dotyczących oświaty.

 

 

    1. Do zadań Referatu Organizacyjnego należy w szczególności:

  1. przygotowywanie projektów aktów prawnych dotyczących organizacji i funkcjonowania Urzędu,

  2. wdrażanie procedur dotyczących przestrzegania zastosowania zasad instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i rzeczowego wykazu akt,

  3. prowadzenie ewidencji porozumień zawieranych przez gminę z organami administracji rządowej i innymi jednostkami samorządu terytorialnego w sprawach prowadzenia zadań publicznych,

  4. koordynowanie zadań wynikających z aktów prawnych Burmistrza,

  5. prowadzenie kancelarii i archiwum zakładowego,

  6. prowadzenie zbioru przepisów prawnych,

  7. zapewnienie właściwego utrzymania stanu technicznego budynków Urzędu i zabezpieczenie mienia Urzędu,

  8. prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym,

  9. zamawianie i ewidencjonowanie stempli i pieczęci,

  10. zamawianie i rozprowadzanie prasy i innych wydawnictw,

  11. zapewnienie łączności telefonicznej, teleksowej i internetowej oraz prowadzenie obsługi ksero,

  12. naprawa i konserwacja sprzętu oraz urządzeń biurowych,

  13. zapewnienie właściwej informacji wizualnej w Urzędzie,

  14. zapewnienie prawidłowych warunków pracy, bhp i ppoż. oraz prowadzenie spraw

związanych z wypadkami przy pracy,

  1. ewidencja ludności oraz zameldowania i wymeldowania,

  2. prowadzenie rejestru wyborców i sporządzanie spisów wyborców,

  3. wydawanie dokumentów tożsamości,

  4. rejestracja osób podlegających rejestracji wojskowej oraz udział w przygotowaniu i przeprowadzeniu kwalifikacji wojskowej,

  5. prowadzenie spraw dotyczących spraw obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego,

  6. prowadzenie spraw związanych z Gminnym Zespołem Zarządzania Kryzysowego,

  7. opracowywanie i aktualizacja planów obrony cywilnej gminy,

  8. opracowywanie i aktualizacja planów dotyczących spraw obronnych,

  9. opracowywanie i aktualizacja „Planu Operacyjnego Funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Łapach w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny”,

  10. opracowywanie i aktualizacja planów z zakresu zarządzania kryzysowego,

  11. współpraca ze Starostwem Powiatowym w zakresie wykonywania zadań związanych z przygotowaniem publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa,

  12. organizacja i realizacja szkolenia obronnego, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego,

  13. koordynacja działań związanych z przeprowadzaniem akcji ratowniczych,

  14. planowanie i wydawanie decyzji dotyczących świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obronności, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego,

  15. wydawania decyzji w sprawach dotyczących osób podlegających rejestracji i żołnierzy służby czynnej,

  16. udzielanie i cofanie pozwoleń na przeprowadzanie zbiórek publicznych i zgromadzeń,

  17. udzielanie zezwoleń na organizację masowych imprez kulturalnych, rozrywkowych i sportowych,

  18. prowadzenie Punktu Obsługi Interesanta (POI),

  19. analiza realizowanych i zaplanowanych działań gminy, pod kątem możliwości pozyskania dofinansowania ze środków UE i innych zewnętrznych źródeł,

  20. przygotowywanie dokumentacji aplikacyjnej o dofinansowanie działańszkoleniowych, imprez promocyjnych realizowanych przez Gminę Łapy.

 

2. Referat przy znakowaniu spraw używa symbolu „O”.

 

 

§ 18.

  1. Do zadań Głównego Księgowego należy, oprócz zadań wskazanych w § 15, również:

  1. prowadzenie rachunkowości Urzędu Miejskiego w Łapach zgodnie z obowiązującymi przepisami,

  2. kontrasygnata oświadczeń woli składanych w imieniu gminy oraz umów, jeżeli mogą one spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych w wypadku nieobecności Skarbnika,

  3. opracowywanie projektu budżetu gminy w zakresie działalności Urzędu Miejskiego w Łapach,

  4. sporządzanie okresowych analiz, informacji, sprawozdań budżetowych,

  5. koordynowanie prac związanych z obsługą finansowo-księgową budżetu oraz wykonywanie dyspozycji środkami finansowymi Urzędu,

  6. nadzór nad prawidłowym przebiegiem inwentaryzacji w Urzędzie.

  1. Do zadań Referatu Finansowego należy w szczególności:

  1. wykonywanie prac związanych z planowaniem i ustalaniem projektu budżetu gminy, opracowywanie projektu budżetu gminy,

  2. sporządzanie okresowych analiz, informacji, sprawozdań budżetowych i rocznych sprawozdań z wykonania budżetu i gospodarki pozabudżetowej,

  3. przygotowywanie projektów zmian w budżecie,

  4. przekazywanie środków finansowych jednostkom budżetowym,

  5. obsługa finansowo-księgowa budżetu,

  6. kontrola długu publicznego gminy i równowagi budżetowej,

  7. opracowywanie projektów uchwał w sprawach stawek podatków i opłat,

  8. prowadzenie spraw dotyczących wymiaru podatków i opłat lokalnych,

  9. sporządzanie sprawozdań z wymiaru należności z wpływów podatkowych oraz z zastosowanych ulg, a także informacji o utraconych dochodach z tytułu ulg i zwolnień ustawowych,

  10. kontrola w zakresie rzetelności zgłoszenia przedmiotów opodatkowania,

  11. wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym i o niezaleganiu w podatkach i opłatach lokalnych,

  12. przygotowywanie wniosków lub stanowisk w sprawach stosowania ulg w podatkach pobieranych przez urząd skarbowy, a stanowiących w całości dochody gminy,

  13. prowadzenie księgowości podatków i opłat lokalnych,

  14. windykacja należności z tytułu podatków i opłat lokalnych,

  15. prowadzenie wymiaru i księgowości w zakresie podatku od środków transportowych,

  16. prowadzenie egzekucji administracyjnej w zakresie należności z tytułu podatków i opłat, dla których organ gminy jest właściwy do ustalania i pobierania,

  17. prowadzenie spraw płacowych pracowników Urzędu, w tym rozliczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych, zdrowotnych i podatku dochodowego od osób fizycznych, zgłaszania pracowników Urzędu do ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego,

  18. sporządzanie list wypłat diet radnym,

  19. prowadzenie rozliczeń z tytułu umów cywilno-prawnych,

  20. rozliczanie zaliczek, delegacji służbowych i ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych,

  21. obsługa finansowo-księgowa zadań inwestycyjnych prowadzonych przez gminę, funduszy i środków specjalnych,

  22. obsługa finansowo-księgowa projektów współfinansowanych ze środków UE i innych,

  23. przekazywanie dotacji jednostkom gospodarki pozabudżetowej oraz pozostałych dotacji celowych,

  24. prowadzenie księgowości dochodów budżetowych w zakresie sprzedaży gruntów i lokali, dzierżawy gruntów i budynków, wieczystego użytkowania gruntów,

  25. obsługa kasowa Urzędu,

  26. prowadzenie ewidencji środków trwałych Urzędu,

  27. sporządzanie bilansu Urzędu jako jednostki budżetowej oraz sprawozdań z zakresu realizacji wydatków budżetowych.

2. Przy znakowaniu spraw referat używa symbolu „F”.

 

§ 19.

  1. Do zadań Kierownika Referatu Inwestycji, Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej i Ochrony Środowiska należy, oprócz zadań wskazanych w § 15, również:

  1. nadzór nad pracami związanymi z planowaniem, przygotowaniem i realizacją inwestycji realizowanych przez gminę, w tym współfinansowanymi ze środków UE i innych,

  2. nadzór nad pracami związanymi z przekazaniem inwestycji do odbioru i użytkowania,

  3. nadzór nad procedurą dotyczącą zamówień publicznych w zakresie dotyczącymi zadań inwestycyjnych,

  4. nadzór nad pracami związanymi z rozliczaniem finansowym inwestycji, w tym również współfinansowanych ze środków UE i innych.

  1. Do zadań Referatu Inwestycji, Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej i Ochrony Środowiska należy w szczególności:

  1. prowadzenie spraw związanych z budową, modernizacją i remontami urządzeń komunalnych,

  2. planowanie i koordynowanie prac w zakresie rozwoju infrastruktury komunalnej (wodociągi, kanalizacja, zaopatrzenie w energię cieplną, drogi i ulice w gminie),

  3. prowadzenie spraw wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych, a w szczególności organizowanie przetargów na projekty budowlane i na wykonawstwo inwestycji i remontów,

  4. uczestnictwo w przeglądach stanu technicznego budynków administracyjnych gminy i podległych jednostek organizacyjnych,

  5. rozliczanie finansowe inwestycji i przekazywanie ich użytkownikom,

  6. obsługa inwestycji realizowanych z udziałem środków własnych mieszkańców,

  7. budowa, modernizacja, utrzymanie i ochrona dróg gminnych, ulic, mostów i placów oraz organizacja ruchu drogowego oraz prowadzenie spraw w zakresie remontów bieżących dróg gminnych, a także oznakowania dróg, placów i mostów,

  8. wykonywanie okresowych przeglądów dróg gminnych i obiektów inżynierskich,

  9. prowadzenie spraw związanych z oświetleniem dróg i placów na terenie gminy,

  10. prowadzenie ewidencji dróg gminnych oraz gminnej infrastruktury technicznej,

  11. sprawy związane z zarządzaniem pasem drogowym, w tym opracowanie decyzji ustalających opłaty za samowolne zajęcie pasa drogowego,

  12. współpraca z innymi zarządcami dróg na terenie gminy, a także z gmin sąsiednich,

  13. prowadzenie spraw w zakresie zaliczenia dróg do właściwej kategorii oraz zmiany klasyfikacji,

  14. prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem ruchu drogowego,

  15. prowadzenie spraw związanych procedurą zmiany sposobu użytkowania obiektów lub ich części z obowiązującymi planami zagospodarowania przestrzennego,

  16. prowadzenie procedury oceny oddziaływania na środowisko, w tym wydawanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięć inwestycyjnych,

  17. sporządzanie ocen zmian w zagospodarowaniu przestrzennym oraz prowadzenie analiz wniosków w sprawie sporządzenia lub zmiany miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

  18. prowadzenie rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

  19. wydawanie wypisów i wyrysów z planów zagospodarowania przestrzennego oraz zaświadczeń o przeznaczeniu terenów w planach zagospodarowania przestrzennego,

  20. uczestnictwo przy opracowywaniu studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego miasta i gminy i jego zmian,

  21. uczestnictwo przy sporządzaniu miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego i ich zmian,

  22. zabezpieczanie potrzeb obronności i bezpieczeństwa państwa przy opracowywaniu lub zmianie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,

  23. wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,

  24. prowadzenie rejestru decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu oraz rejestru decyzji w indywidualnych sprawach dotyczących zagospodarowania przestrzennego,

  25. opracowywanie założeń do planu i planu zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe,

  26. prowadzenie ewidencji dóbr kultury niewpisanych do rejestru zabytków a znajdujących się na terenie miasta i gminy,

  27. prowadzenie w porozumieniu z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków spraw związanych z archeologią i wykopaliskami oraz użytkowaniem obiektów zabytkowych,

  28. wnioskowanie o zgodę na przeznaczenie gruntów rolnych i leśnych na cele nierolnicze i nieleśne,

  29. prognozowanie i programowanie przedsięwzięć z zakresu ochrony środowiska, ochrony przyrody i gospodarki wodnej oraz nadzór nad gospodarką leśną w lasach komunalnych,

  30. przeprowadzanie kontroli w zakresie przestrzegania przepisów ochrony środowiska,

  31. tworzenie i utrzymanie terenów zielonych,

  32. podejmowanie działań służących popularyzacji zagadnień dotyczących ochrony środowiska i przyrody,

  33. wydawanie zezwoleń na usunięcie drzew lub krzewów z terenu nieruchomości oraz przygotowywanie decyzji ustalających kary pieniężne za samowolne usuwanie drzew lub krzewów,

  34. prowadzenie spraw związanych z ustanawianiem parków wiejskich, określeniem ich granic oraz sposobem wykonywania ochrony,

  35. wykonywanie zadań własnych gminy wynikających z ustawy prawo wodne,

  36. realizacja zadań z zakresu prowadzenia gospodarki wodno-ściekowej,

  37. prowadzenie spraw związanych z gospodarką odpadami w tym: nadzór nad działalnością gminnego wysypiska odpadów komunalnych, inicjowanie działań w zakresie selektywnej zbiórki odpadów, podejmowanie działań mających na celu likwidację składowania odpadów w miejscach do tego nieprzeznaczonych,

  38. zapewnienie warunków niezbędnych do ochrony środowiska przed odpadami oraz dbanie o utrzymanie porządku i czystości,

  39. przygotowanie opinii dotyczących zezwoleń na wytwarzanie odpadów niebezpiecznych,

  40. ustanawianie ograniczeń co do czasu pracy lub korzystania z urządzeń technicznych oraz środków transportu stwarzających dla środowiska uciążliwości w zakresie hałasu i wibracji,

  41. prowadzenie spraw z zakresu ochrony powietrza i wód,

  42. wykonywanie zadań wynikających z ustawy o ochronie zwierząt w tym: wydawanie rozstrzygnięć w sprawach dotyczących ochrony zwierząt i utrzymywania psów rasy uznawanej za agresywną,

  43. utrzymywanie czystości na posesjach gminy,

  44. prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem, konserwacją i remontami pomników, cmentarzy i grobów wojennych, wyznaniowych, komunalnych, tablic pamiątkowych i miejsc pamięci narodowej,

  45. prowadzenie spraw związanych ze stawką czynszu najmu oraz z zasobem mieszkaniowym gminy,

  46. współpraca z zarządcami budynków mieszkalnych,

  47. realizacja postanowień ustawy o własności lokali w zakresie spraw stanowiących zadania własne gminy,

  48. przygotowywanie materiałów i opinii mających na celu zaspokojenie potrzeb mieszkaniowych wspólnoty samorządowej,

  49. analiza realizowanych i zaplanowanych zadań gminy, w tym projektów inwestycyjnych pod kątem możliwości pozyskania dofinansowania ze środków UE i innych zewnętrznych źródeł,

  50. opracowywanie dokumentacji przedsięwzięć realizowanych przez gminę przy współpracy ze stanowiskami merytorycznymi w celu pozyskania zewnętrznych środków, w tym:

    1. wniosków aplikacyjnych wraz z załącznikami,

    2. studiów wykonalności inwestycji w zakresie wskazanym przez burmistrza,

    3. analiz i prognoz finansowych w zakresie wskazanym przez burmistrza.

  1. prowadzenie projektów inwestycyjnych realizowanych przez gminę przy współudziale zewnętrznych środków,

  2. współpraca w dziedzinie realizacji zadań wynikających ze Strategii Gminy Łapy,

  3. współpraca przy tworzeniu dokumentów planistycznych.

 

  1. Przy znakowaniu spraw referat używa symbolu „I”.

§ 20.

  1. Do zadań Kierownika Referatu Nieruchomości należy w szczególności:

  1. koordynowanie działań dotyczących gospodarki nieruchomościami w aspekcie gospodarki finansowej gminy,

  2. przygotowanie projektów procedur zbycia nieruchomości gminnych;

  3. przygotowanie projektów procedur nabycia nieruchomości,

  4. koordynowanie działań dotyczących podziału lub rozgraniczania nieruchomości,

  5. przygotowanie materiałów do informacji o stanie mienia komunalnego.

  1. Do zadań Referatu Nieruchomości należy w szczególności:

  1. tworzenie zasobów gruntów gminnych,

  2. ustalanie cen gruntów stanowiących własność komunalną,

  3. zarządzanie zasobami gruntów komunalnych,

  4. zbywanie nieruchomości,

  5. dokonywanie sprzedaży lokali mieszkalnych,

  6. sprzedaż na własność działek będących w wieczystym użytkowaniu,

  7. przekazywanie w wieczyste użytkowanie gruntów,

  8. wydawanie decyzji o przekazaniu gruntów komunalnych państwowym jednostkom organizacyjnym nie posiadającym osobowości prawnej w trwały zarząd oraz zezwoleń na zawarcie umów o przekazaniu nieruchomości między tymi jednostkami,

  9. orzekanie o wygaśnięciu prawa użytkowania lub zarządu,

  10. ustalanie opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego, zarządu, dzierżawy i użytkowania nieruchomości,

  11. egzekwowanie opłat wymienionych w punkcie 11.,

  12. naliczanie opłat za niezabudowanie bądź niezagospodarowanie gruntów w określonym terminie,

  13. ustalanie opłat adiacenckich,

  14. wykonywanie prawa pierwokupu,

  15. kontrola zabudowy działek komunalnych,

  16. prowadzenie spraw związanych z nazewnictwem ulic, placów oraz nadawanie numerów porządkowych nieruchomościom,

  17. przygotowywanie dokumentacji do wywłaszczenia i czasowego zajęcia nieruchomości,

  18. składanie wniosków o zakładanie ksiąg wieczystych oraz dokonywanie zmian w księgach wieczystych w zakresie mienia komunalnego,

  19. zamiana gruntów stanowiących własność gminy na grunty stanowiące własność osób fizycznych lub Skarbu Państwa,

  20. prowadzenie wszelkich spraw związanych ze scalaniem nieruchomości i ich ponownym podziałem,

  21. przekształcanie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności,

  22. załatwianie spraw związanych z przejęciem na rzecz gminy działek gruntów wydzielonych pod drogi,

  23. wykonywanie zadań wynikających z art.73. ustawy z dnia 13.10.1998 r. przepisy wprowadzające ustawy reformującej administrację publiczną (Dz. U. Nr 133, poz. 872),

  24. regulacja własności gruntów gminy Łapy,

  25. komunalizacja mienia Skarbu Państwa,

  26. zatwierdzanie podziałów nieruchomości,

  27. prowadzenie spraw związanych z rozgraniczeniem nieruchomości,

  28. wykonywanie zadań wynikających z ustawy z dnia 12.10.1994 r. o zasadach przekazywania zakładowych budynków mieszkalnych przez przedsiębiorstwa państwowe (Dz. U. Nr 119, poz. 567),

  29. realizacja zadań wynikających z postanowień art. 36. i art.38. ustawy o zagospodarowaniu przestrzennym (ustalanie wysokości opłat dotyczących wzrostu lub obniżenia wartości nieruchomości, wskutek uchwalenia lub zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego), tzw. „opłaty planistyczne”,

  30. prowadzenie ewidencji mienia komunalnego,

  31. sporządzanie projektów planów wykorzystania zasobów nieruchomości gminnych,

33) prowadzenie spraw związanych z przekazywaniem gruntów dla ogrodów działkowych,

34) prowadzenie spraw związanych ze wspólnotami gruntowymi.

 

  1. Przy znakowaniu spraw referat używa symbolu „N”.

  2. Nadzór nad Referatem Nieruchomości pełni Zastępca Burmistrza.

§ 21.

    1. Do zadań Zespołu Informatyzacji należy w szczególności:

  1. prowadzenie spraw związanych z komputeryzacją Urzędu,

  2. koordynacja procesu wdrażania oraz funkcjonowania elektronicznego obiegu dokumentów pod względem technicznym,

  3. administrowanie stroną internetową Gminy Łapy www.lapy.podlasie.pl,

  4. prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,

  5. współpraca z instytucjami zewnętrznymi przy planowaniu i realizacji projektów informatycznych,

  6. nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu informatycznego w Urzędzie Miejskim w Łapach i w podległych jednostkach organizacyjnych,

  7. zabezpieczenie bazy danych przed zniszczeniem,

  8. konserwacja instalacji elektrycznej w Urzędzie,

  9. zapewnienie bezpieczeństwa, bezawaryjności i odpowiedniej wydajności systemów informatycznych stosowanych w Urzędzie,

  10. prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego w Urzędzie z odnotowaniem pracowników, którzy się nim posługują,

  11. aktualizacja polityki bezpieczeństwa pod względem informatycznym i technicznym oraz instrukcji zarządzania systemem informatycznym.

    1. Przy znakowaniu spraw stanowisko używa symbolu „ZI”.

    2. Nadzór i koordynację działań Zespołu Informatyzacji pełni Kierownik Referatu Organizacyjnego.

§ 22.

    1. Do zadań Stanowiska Promocji i Rolnictwa należy w szczególności:

  1. prowadzenie spraw związanych z produkcją roślinną i zwierzęcą, wspólnotami gruntowymi oraz ogrodami działkowymi – w zakresie zadań gminy,

  2. współpraca ze służbą kwarantanny i ochrony roślin,

  3. współpraca ze służbą weterynaryjną w zakresie zwalczania zakaźnych chorób zwierzęcych i organizacji profilaktyki weterynaryjnej,

  4. organizacja spisów rolnych,

  5. organizacja przeprowadzenia wyborów do Izb Rolniczych,

  6. wykonywanie zadań własnych gminy wynikających z ustawy prawo wodne w zakresie rolnictwa,

  7. prowadzenie spraw związanych z promocją miasta i gminy w kraju i za granicą,

  8. przygotowywanie ofert promocyjnych gminy,

  9. udział w imprezach targowo-wystawienniczych, prowadzenie działalności wydawniczej upowszechniającej walory gminy,

  10. współpraca z instytucjami, podmiotami gospodarczymi i organizacjami w zakresie społeczno-gospodarczego rozwoju gminy,

  11. koordynacja merytorycznych treści o mieście i gminie na stronach internetowych, przygotowywanie ofert turystycznych i inwestycyjnych.

    1. Przy znakowaniu spraw stanowisko używa symbolu „PR”.

    2. Nadzór i koordynację działań na Stanowisku Promocji i Rolnictwa pełni Kierownik Referatu Organizacyjnego.

§ 23.

    1. Do zadań Stanowiska Handlu i Usług należy w szczególności:

  1. prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej,

  2. prowadzenie spraw związanych ze sprzedażą na terenie miasta i gminy napojów alkoholowych,

  3. prowadzenie spraw dotyczących ustalania dni i godzin otwierania oraz zamykania placówek handlu detalicznego, zakładów gastronomicznych i zakładów usługowych dla ludności,

  4. prowadzenie spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem targowisk,

  5. informowanie przy udziale odpowiednich referatów, zespołów i stanowisk w Urzędzie, inwestorów krajowych i zagranicznych o możliwości i warunkach uzyskania na terenie miasta i gminy gruntów, budynków i lokali z przeznaczeniem na realizację przedsięwzięć inwestycyjnych i prowadzenie działalności gospodarczej,

  6. analiza możliwości pozyskania środków finansowych z funduszy Unii Europejskiej i innych instytucji międzynarodowych w zakresie drobnej przedsiębiorczości,

  7. wydawanie zezwoleń:

  1. na usuwanie odpadów komunalnych,

  2. przewóz osób taksówką osobową „taxi”,

  1. prowadzenie rejestru obiektów świadczących usługi hotelarskie oraz wydawanie zaświadczeń o wpisie do tego rejestru,

  2. wykonywanie zadań przypisanych jako zadania własne gminy wynikających z ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi,

  3. współdziałanie z Miejską Komisją ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.

    1. Stanowisko przy znakowaniu spraw używa symbolu „H”.

    2. Nadzór i koordynację działań na stanowisku ds. handlu i usług pełni Zastępca Burmistrza.

§ 24.

    1. Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy w szczególności:

  1. rejestracja urodzeń, małżeństw i zgonów,

  2. prowadzenie ksiąg stanu cywilnego,

  3. prowadzenie akt zbiorowych i skorowidzów do ksiąg stanu cywilnego,

  4. przyjmowanie zgłoszeń o urodzeniu się dziecka do protokołu i przekazywanie właściwemu organowi,

  5. przyjmowanie oświadczeń o:

  1. nazwiskach małżonków po zawarciu związku małżeńskiego,

  2. wstąpieniu w związek małżeński,

  3. uznaniu dziecka,

  4. nadaniu dziecku nazwiska męża matki,

  5. zmianie imienia dziecka,

  6. powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem rozwiązanego małżeństwa.

  1. aktualizowanie przechowywanych ksiąg stanu cywilnego (nanoszenie wyroków i postanowień sądowych oraz decyzji administracyjnych),

  2. wydawanie wypisów z aktów stanu cywilnego i zaświadczeń dotyczących tych aktów,

  3. wydawanie decyzji administracyjnych w zakresie właściwości zgodnie z ustawą prawo o aktach stanu cywilnego, w szczególności w sprawach:

  1. odtwarzania, ustalania i uzupełniania treści akt stanu cywilnego,

  2. sprostowania oczywistego błędu pisarskiego,

  3. wpisania do ksiąg stanu cywilnego aktów urodzeń, małżeństw i zgonów sporządzonych za granicą (transkrypcja),

  1. wydawanie zaświadczeń do zawierania małżeństw wyznaniowych w kościołach i związkach wyznaniowych,

  2. wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej obywatela polskiego do zawarcia małżeństwa za granicą,

  3. organizowanie uroczystości jubileuszowych,

  4. rejestracja orzeczeń sądowych, decyzji, oświadczeń w formie wzmianek dodatkowych w aktach stanu cywilnego,

  5. przygotowywanie wniosków o nadaniu medalu za długoletnie pożycie małżeńskie.

  6. współpraca z organami ewidencji ludności, dowodów osobistych, Urzędami Stanu Cywilnego oraz instytucjami w zakresie stanu cywilnego, prowadzenie archiwum USC oraz właściwe zabezpieczenie zbiorów w tym archiwum.

 

    1. Urząd przy znakowaniu spraw używa symbolu „USC”.

§ 25.

    1. Do zadań Biura Rady Miejskiej należy w szczególności:

  1. obsługa Rady i jej organów,

  2. ewidencja uchwał i innych aktów Rady oraz wniosków komisji,

  3. ewidencja interpelacji, zapytań i wniosków radnych,

  4. udzielanie radnym pomocy w wykonywaniu mandatu, w zakresie ustalonym przez Radę i Przewodniczącego,

  5. wykonywanie czynności zapewniających przewodniczącemu Rady sprawne kierowanie jej pracami,

  6. przekazywanie Wojewodzie Podlaskiemu uchwał Rady w ciągu 7 dni od ich podjęcia,

  7. przesyłanie do redakcji Dziennika Urzędowego Województwa Podlaskiego uchwał Rady, które wchodzą w życie po opublikowaniu w tym dzienniku lub też podlegają publikacji,

  8. przekazywanie do redakcji lokalnych gazet uchwał Rady, które podlegają opublikowaniu w lokalnej prasie,

  9. przekazywanie uchwał Rady komórkom organizacyjnym i jednostkom organizacyjnym gminy, których te uchwały dotyczą,

  10. przygotowanie procedury wyboru ławników,

  11. prowadzenie zbioru i rejestru aktów prawa miejscowego i jego udostępnianie,

  12. przygotowanie harmonogramu związanego z organizacją sesji Rady oraz koordynowanie prac związanych z przygotowaniem materiałów na sesję Rady i posiedzenia Komisji.

    1. Przy znakowaniu spraw stanowisko używa symbolu „RM” .

    2. Nadzór i koordynację działań Biura Rady pełni Sekretarz.

§ 26.

      1. Do zadań Stanowiska ds. Kadr należy w szczególności:

  1. prowadzenie spraw związanych z zakładową działalnością socjalną,

  2. prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych zatrudnionych przez Burmistrza z wyłączeniem dyrektorów publicznych szkół i przedszkoli,

  3. prowadzenie spraw związanych z kształceniem pracowników urzędu i organizacją szkoleń,

  4. przegotowywanie procedury naboru na wolne stanowiska urzędnicze,

  5. organizowanie i koordynowanie szkoleń pracowników Urzędu,

  6. przygotowanie i przeprowadzenie procedury okresowej oceny pracowników,

  7. organizowanie przeglądów kadrowych oraz dokonywanie ocen kwalifikacyjnych pracowników,

  8. przeprowadzanie kontroli dyscypliny pracy,

  9. prowadzenie spraw dotyczących pełnomocnictw Burmistrza oraz upoważnień udzielanych przez Burmistrza pracownikom Urzędu do wydawania decyzji w sprawach indywidualnych,

  10. prowadzenie spraw związanych ze składaniem oświadczeń majątkowych osób do tego zobowiązanych i zatrudnionych w Urzędzie oraz gminnych jednostkach.

 

      1. Przy znakowaniu spraw stanowisko używa symbolu „K” .

      2. Nadzór i koordynację działań pełni bezpośrednio Burmistrz.



§ 27.

  1. Do zadań Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych i Pionu ds. Informacji Niejawnych należy w szczególności:

  1. zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym ich ochrony fizycznej,

  2. zapewnienie ochrony systemu i sieci teleinformatycznej, w których są wytwarzane, przetwarzane, przechowywane lub przekazywane informacje niejawne,

  3. kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,

  4. współpraca ze służbami ochrony państwa w zakresie ochrony informacji niejawnych,

  5. opracowywanie planu ochrony informacji niejawnych w Urzędzie Miejskim i nadzorowanie jego realizacji,

  6. szkolenie podstawowe pracowników Urzędu Miejskiego w zakresie ochrony informacji niejawnych przy dopuszczaniu do dostępu do informacji niejawnych,

  7. szkolenie doskonalące pracowników Urzędu Miejskiego w zakresie ochrony informacji niejawnych w cyklu co najmniej 5 letnim,

  8. prowadzenie w stosunku do pracowników Urzędu Miejskiego postępowań sprawdzających oraz wydawanie, umarzanie lub odmowa wydania im poświadczenia bezpieczeństwa osobowego oraz prowadzenie postępowań sprawdzających kontrolnych.,

  9. prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych w Urzędzie Miejskim albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto,

  10. prowadzenie kancelarii, w której są przyjmowane, ewidencjonowane, przechowywane i wysyłane dokumenty niejawne Urzędu Miejskiego.

  1. Pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych podlega bezpośrednio Burmistrzowi.

  2. Pełnomocnikowi ochrony podlega Pion Informacji Niejawnych.

  3. Pion Informacji Niejawnych składa się z Pełnomocnika, inspektora bezpieczeństwa teleinformatycznego, administratora systemu teleinformatycznego oraz pracownika prowadzącego kancelarię dokumentów niejawnych.

  4. Pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych i Pion Informacji Niejawnych przy znakowaniu spraw używa symbolu „IN”.

§ 28.

Zadania wymienione w §14 - §28 komórki organizacyjne wykonują samodzielnie lub współdziałając ze sobą.

 

 

Rozdział VI

Podstawowe zasady opracowywania projektów aktów prawnych

wydawanych przez Radę i Burmistrza

 

§ 29.

W ramach posiadanych kompetencji Burmistrz wydaje następujące akty prawne:

  1. zarządzenia – w zakresie przewidzianym w przepisach prawa,

  2. zarządzenia wewnętrzne – w zakresie dotyczącym pracy Urzędu,

  3. decyzje – jeżeli przepis szczególny tak stanowi,

  4. inne akty wynikające z przepisów prawa.

 

§ 30.

    1. Projekty aktów prawnych opracowują kierownicy referatów, stanowiska pracy i dyrektorzy gminnych jednostek organizacyjnych, każdy w zakresie swojej właściwości rzeczowej, na polecenie Burmistrza, Zastępcy, Sekretarza i Skarbnika lub z własnej inicjatywy.

    2. Projekty aktów prawnych powinny być opracowane w sposób kompleksowy, pozwalający na wszechstronną analizę zagadnień, ich ocenę oraz ustalenie właściwych kierunków i środków dalszego działania.

§ 31.

    1. Przy opracowywaniu projektów aktów prawnych należy przestrzegać zasad:

  1. akt prawny nie może zawierać postanowień wykraczających poza granice upoważnienia ustawowego, a także wkraczać w sferę spraw zastrzeżonych do kompetencji innych organów;

  2. układ aktu prawnego powinien być przejrzysty, a jego redakcja powinna być jasna i zwięzła;

  3. język aktu prawnego powinien być powszechnie zrozumiały.

§ 32.

    1. Projekt aktu prawnego powinien być uzgodniony:

  1. z Burmistrzem lub Zastępca Burmistrza oraz

  2. ze Skarbnikiem, jeżeli projekt rozstrzygnięcia jest związany z wydatkowaniem środków finansowych z budżetu;

  3. z Sekretarzem, jeżeli dotyczy spraw organizacyjnych;

  4. z jednostkami organizacyjnymi gminy, jeżeli nakłada na te jednostki nowe zadania lub obowiązki.

    1. Niezależnie od uzgodnień, o których mowa w ust.1., projekt aktu prawego musi być zaopiniowany pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego.

    2. Po dokonaniu uzgodnień i uzyskaniu opinii prawnej projekty aktów prawnych przedkładane są przez osobę przygotowującą Burmistrzowi lub Zastępcy Burmistrza wraz z wnioskiem uzasadniającym potrzebę podjęcia aktu prawnego.

    3. Uzasadnienie projektu aktu prawnego powinno zawierać co najmniej stan faktyczny sprawy, różnice między stanem obecnym i proponowanym oraz skutki, w tym finansowe, projektowanego rozstrzygnięcia.

§ 33.

    1. Akty prawne Burmistrza podpisuje Burmistrz, a w razie nieobecności Zastępca Burmistrza.

    2. Akty prawne Burmistrza wyszczególnione w § 28. ust. 1-3 po ich podjęciu i podpisaniu (w wersji papierowej i elektronicznej) osoba przygotowująca przekazuje Sekretarzowi, który prowadzi ewidencję tych aktów prawnych celem ich zaewidencjonowania, nadania numeracji i przekazania kierownikom referatów i stanowiskom pracy lub dyrektorom gminnych jednostek organizacyjnych.

§ 34.

  1. Projekty aktów prawnych kierowanych pod obrady Rady przed przekazaniem do Biura Rady Miejskiej w Łapach muszą uzyskać akceptację Burmistrza lub Zastępcy Burmistrza

  2. Podpisane przez Burmistrza materiały przeznaczone do rozpatrzenia przez Radę lub jej komisje osoba odpowiedzialna za ich przygotowanie przekazuje w wersji papierowej i elektronicznej do Biura Rady i do Sekretarza.

  3. W przypadku wniosków Burmistrza o podjęcie uchwał osoba przygotowująca projekt uchwały odpowiada za należyte przedstawienie go komisjom i na sesji Rady.

  4. Harmonogram przygotowywania projektów uchwał i innych materiałów kierowanych pod obrady Rady przekazywany jest pracownikom Urzędu Miejskiego i dyrektorom gminnych jednostek organizacyjnych co najmniej na 3 tygodnie przed planowanym posiedzeniem Rady.

 

 

§ 35.

Kierownicy referatów i pracownicy stanowisk pracy oraz jednostki organizacyjne w celu realizacji aktów prawnych:

  1. Opracowują harmonogramy realizacji.

  2. Opracowują i przedkładają projekty uchwał, zarządzeń, wytycznych i zaleceń dla pracowników podległych i dyrektorów gminnych jednostek organizacyjnych, gdy realizacja zadań wynikających z aktu prawnego tego wymaga.

  3. Organizują w razie potrzeby narady i szkolenia w celu zapewnienia sprawnego i terminowego wdrażania w życie aktu prawnego.

  4. Składają Burmistrzowi informacje dotyczące realizacji aktów prawnych.

  5. Harmonogram realizacji aktu prawnego powinien szczególności określać:

      1. Zadania i sposób ich wykonania.

      2. Osoby zobowiązane do wykonania poszczególnych zadań oraz nadzorujące realizację.

      3. Terminy realizacji zadań.

  1. Harmonogram zatwierdza Burmistrz.

 

Rozdział VII

Tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych

spraw obywateli oraz skarg i wniosków

 

§ 36.

  1. Burmistrz wydaje decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej.

  2. Burmistrz może upoważnić swojego zastępcę i innych pracowników Urzędu do wydawania decyzji, o których mowa w ust. 1.

  3. Kierownicy referatów, Zastępca, Sekretarz, Skarbnik wnioskują do Burmistrza o upoważnienie pracowników referatów i samodzielnych stanowisk pracy do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej.

  4. Upoważnienie może być cofnięte przez Burmistrza poprzez doręczenie imiennego pisemnego zawiadomienia pracownikowi, którego to dotyczy .

§ 37.

Przy załatwianiu spraw pracownicy nie prowadzą korespondencji między referatami, zespołami i stanowiskami pracy.

§ 38.

    1. Pracownicy Urzędu przyjmują interesantów codziennie w godzinach pracy Urzędu.

    2. Przy załatwianiu indywidualnych spraw obywateli pracownicy są zobowiązani do przestrzegania przepisów k.p.a.

§ 39.

  1. Burmistrz (lub Zastępca Burmistrza) przyjmuje obywateli w sprawach skarg i wniosków każdego tygodnia: w poniedziałek w godzinach 900 – 1700.

  2. W przypadku, gdy dzień wyznaczony do przyjmowania w sprawach skarg i wniosków jest dniem ustawowo wolnym od pracy, obywatele są przyjmowani w następnym dniu roboczym.

§ 40.

Skarbnik, Sekretarz i pozostali pracownicy Urzędu przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy Urzędu .

§ 41.

Wszystkie skargi i wnioski skierowane do Urzędu podlegają wpisowi do rejestru prowadzonego przez Sekretarza, a następnie skierowane do załatwienia według przedmiotu skargi.

 

§ 42.

          1. Załatwianie skarg i wniosków polega na rozpatrzeniu wszystkich okoliczności sprawy, jej rozstrzygnięciu oraz terminowym udzieleniu odpowiedzi.

          2. Materiały oraz projekty odpowiedzi dotyczące zgłoszonych skarg i wniosków przygotowują poszczególne referaty i samodzielne stanowiska pracy, w zakresie których są sprawy będące przedmiotem skargi.

    1. Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisuje Burmistrz, jego Zastępca lub Sekretarz.

§ 43.

  1. Skargi na Burmistrza i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych (z wyjątkiem skarg dotyczących prowadzenia spraw należących do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej) po zarejestrowaniu w rejestrze, o którym mowa w § 37., przekazywane są Przewodniczącemu Rady celem rozpatrzenia przez Radę.

  2. Do skarg, o których mowa w ust. 1., załącza się pisemne wyjaśnienie Burmistrza lub kierownika gminnej jednostki organizacyjnej na okoliczność zarzutów podnoszonych w skardze.

  3. Odpowiedzi na skargi rozpatrywane przez Radę podpisuje Przewodniczący Rady.

§ 44.

Nadzór nad terminowym rozpatrywaniem skarg i wniosków sprawuje Sekretarz.

 

Rozdział VIII

Organizacja i prowadzenie działalności kontrolnej

 

§ 45.

Kontrola ma na celu zapewnienie przestrzegania prawa i sprawne funkcjonowanie Urzędu .

§ 46.

  1. System kontroli w Urzędzie obejmuje kontrolę wewnętrzną i kontrolę zewnętrzną.

  2. Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie wykonują Sekretarz oraz kierownicy referatów w odniesieniu do podległych pracowników.

§ 47.

    1. Kontrole wewnętrzne mogą być prowadzone jako:

  1. kontrole problemowe obejmujące wybrane zagadnienia w jednym lub więcej referatach i stanowiskach pracy,

  2. kontrole doraźne wynikające z bieżących, nieprzewidzianych potrzeb lub poleceń Burmistrza,

  3. kontrole sprawdzające, mające na celu sprawdzenie wykonania zaleceń pokontrolnych oraz prawidłowości i rzetelności udzielonych odpowiedzi.

    1. Obowiązki Sekretarza i kierowników polegają na sprawdzeniu prawidłowości i terminowości załatwiania spraw, prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek spraw ostatecznie załatwionych.

§ 48.

  1. Czynności kontrolne powinny być łączone z udzieleniem instruktażu .

  2. Instruktaż powinien polegać na udzielaniu osobom kontrolowanym wyjaśnień i wskazówek w zakresie sposobu załatwiania spraw, prowadzenia dokumentacji oraz stosowania przepisów.

  3. Wyniki kontroli powinny być wykorzystywane do likwidacji stwierdzonych nieprawidłowości i zapobiegania ich powstawania a także do usprawnienia pracy Urzędu.

§ 49.

    1. Kontrole zewnętrzne w stosunku do jednostek organizacyjnych gminy prowadzą:

  1. w zakresie funkcjonowania i organizacji Sekretarz i Zastępca Burmistrza,

  2. w zakresie gospodarki finansowej Skarbnik lub wyznaczeni przez Skarbnika pracownicy Referatu Finansowego.

    1. Z przeprowadzonej kontroli zewnętrznej sporządza się protokół bądź notatkę służbową.

§ 50.

Koordynację działalności kontrolnej sprawuje Sekretarz.

§ 51.

Sekretarz prowadzi:

  1. rejestr materiałów pokontrolnych z kontroli Urzędu przekazywanych przez jednostki kontrolujące pracę Urzędu,

  2. książkę kontroli wewnętrznej Urzędu,

  3. rejestr materiałów pokontrolnych z kontroli zewnętrznej prowadzonej przez Urząd.

 

Rozdział IX

Zasady podpisywania pism

 

§52.

Do podpisu Burmistrza zastrzeżone są:

  1. pisma w sprawach należących do jego kompetencji stosownie do ustalonego podziału zadań,

  2. pisma w sprawach należących do Burmistrza na podstawie Regulaminu organizacyjnego Urzędu, wnioski o nadanie odznaczeń,

  3. odpowiedzi na wystąpienia Regionalnej Izby Obrachunkowej, Najwyższej Izby Kontroli i Prokuratora,

  4. decyzje w sprawach osobowych pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

  5. korespondencja kierowana do Wojewody oraz instytucji państwowych szczebla centralnego.

 

§ 53.

    1. Do Zastępcy oraz Sekretarza i Skarbnika należy:

  1. wstępne opiniowanie spraw zastrzeżonych do właściwości Burmistrza, a związanych z zakresem wykonywanego przez nich nadzoru;

  2. podpisywanie pism w sprawach należących do ich właściwości zgodnie z dokonanym podziałem zadań niezastrzeżonych do podpisu Burmistrza;

  3. w czasie nieobecności Burmistrza podpisywanie pism, o których mowa w § 51 zgodnie z udzielonym upoważnieniem;

  4. podpisywanie decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej zgodnie z udzielonym upoważnieniem przez Burmistrza.

    1. Kierownicy referatów i zespołów oraz pracownicy na stanowiskach w sprawach należących do ich właściwości i działając w ramach udzielonych przez Burmistrza upoważnień podpisują decyzje w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej i inne pisma wynikające z postępowania administracyjnego, przewidziane w k.p.a.

  1. Ewidencję udzielonych pracownikom upoważnień prowadzone jest na Samodzielnym Stanowisku ds. Kadr.

  2. Pracownicy opracowujący pisma parafują je swoim podpisem umieszczonym pod tekstem z lewej strony.

§ 54.

  1. Pieczęć nagłówkową „Burmistrz Łap” stawia się na pismach podpisywanych tylko i wyłącznie przez Burmistrza.

  2. Pracownicy upoważnieni do podpisywania podpisują pod pieczęcią „Urząd Miejski w Łapach”.

  3. Obieg, rejestracja, znakowanie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentów odbywa się na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej i rzeczowym wykazie akt.

 

Rozdział X

Postanowienia końcowe

 

§ 55.

  1. W razie zmiany zadań szczegółowych referatów i samodzielnych stanowisk pracy przekazanie akt między referatami i stanowiskami pracy następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego.

  2. Protokół przygotowuje referat lub samodzielne stanowisko pracy przekazujący dokumentację.

§ 56.

Sekretarz oraz kierownicy referatów są obowiązani zapoznać pracowników w terminie 14 dni z postanowieniami niniejszego Regulaminu.